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Mee­tings sind nicht zum Chil­len da – Mit gu­ter Vor­be­rei­tung zu gu­ten Er­geb­nis­sen

In die­sem Blog­ar­ti­kel geht es um Mee­tings. Dar­über wird viel ge­spro­chen und ge­schrie­ben, trotz­dem gibt es nicht nur zu vie­le Mee­tings in Un­ter­neh­men, son­dern vor al­lem auch zu vie­le schlech­te Mee­tings.

Das liegt auf der ei­nen Sei­te an den­je­ni­gen, die Be­spre­chun­gen ein­be­ru­fen und nicht oder nur un­ge­nü­gend pla­nen. Zum an­de­ren liegt es an den­je­ni­gen un­ter uns, die in die­sem Zu­sam­men­hang sämt­li­che Be­nimm­re­geln kon­se­quent ver­wei­gern oder das Grup­pen­ge­spräch zu ih­rer per­sön­li­chen Platt­form ma­chen.

Auch un­ser Team hat schon vie­le Mee­tings er­lebt: von er­geb­nis­reich über schlecht und lang­wei­lig bis hin zu span­nend ist im Lau­fe vie­ler Jah­re al­les da­bei ge­we­sen.
Wel­che Maß­nah­men wir er­grei­fen, um im Rah­men un­se­rer Mee­tings zu ei­nem gu­ten Er­geb­nis zu kom­men, ohne die Zeit un­se­res Teams über­zu­stra­pa­zie­ren, er­fah­ren Sie im Fol­gen­den.

Die Mee­ting-Vor­be­rei­tung ist das A und O

Wer ein ef­fi­zi­en­tes Mee­ting lei­ten möch­te, soll­te zu­al­ler­erst si­cher­stel­len, dass es tat­säch­lich not­wen­dig ist, ei­nes ab­zu­hal­ten. Viel­leicht kann ein kur­zer Aus­tausch via Slack oder ein Goog­le Do­ku­ment das Pro­blem schon lö­sen? Wenn ja, dann heißt das: kein Mee­ting er­for­der­lich! Scho­nen Sie Ihre knapp be­mes­se­ne Zeit und die ih­res Teams. Kur­ze Brain­stor­mings kön­nen auch di­gi­tal er­fol­gen.

Ob ein Mee­ting not­wen­dig ist, lässt sich be­son­ders ein­fach mit die­ser wit­zi­gen Gra­fik von At­las­si­an her­aus­fin­den:


Quel­le: At­las­si­an Soft­ware De­ve­lop­ment and Col­la­bo­ra­ti­on Tools

Ver­schwen­dung von Res­sour­cen ist auch ein The­ma, wenn es dar­um geht, die op­ti­ma­le An­zahl an Teil­neh­mern zu be­stim­men. Mee­tings sind näm­lich eine teu­re An­ge­le­gen­heit, wenn meh­re­re Per­so­nen gleich­zei­tig im Kon­fe­renz­raum fest­sit­zen, statt Ih­ren ei­gent­li­chen, pro­duk­ti­ven Auf­ga­ben nach­ge­hen zu kön­nen.
Wer an Ih­rem Mee­ting teil­neh­men soll­te, wird Ih­nen klar, wenn Sie dar­über nach­den­ken, wel­ches Er­geb­nis Sie sich durch die Teil­nah­me ei­nes Kol­le­gen er­hof­fen. Wie kann sein Bei­trag zu die­sem Mee­ting aus­se­hen?

Auch die Tat­sa­che, dass je­des The­ma des Mee­tings für je­den ein­zel­nen Teil­neh­mer re­le­vant sein muss, be­stimmt die Teil­neh­mer­zahl. Kol­le­ge Mül­ler muss bei Punkt 3 kurz aus­set­zen? Dann gilt es, die zu be­spre­chen­den Punk­te noch ein­mal gründ­lich zu über­den­ken und viel­leicht we­ni­ger The­men auf ein­mal zu be­spre­chen. Nie­mand sitzt ger­ne 10 Mi­nu­ten in ei­nem Mee­ting, ohne ei­nen Bei­trag leis­ten zu kön­nen (oder zu dür­fen), wenn ihn das The­ma nicht be­trifft.

Auf ein er­geb­nis­rei­ches Mee­ting hin­ar­bei­ten

Je­des Mee­ting braucht eine kur­ze, rea­lis­ti­sche Agen­da. So wis­sen die Teil­neh­mer der Be­spre­chung, was Sie mit dem Mee­ting er­zie­len möch­ten. Ver­sen­den Sie die Agen­da di­rekt mit Ih­rer Ka­len­der­ein­la­dung.
Für alle Teil­neh­mer muss klar sein, wann sie sich wo für Ihr Mee­ting ein­fin­den dür­fen und war­um ihre Teil­nah­me wich­tig ist. Wich­tig ist auch, wie lan­ge das Mee­ting dau­ern wird. Pla­nen Sie nicht zu viel Zeit ein, auch, wenn Sie es gut mei­nen: er­wie­se­ner­ma­ßen dau­ern pro­duk­ti­ve Mee­tings etwa 30 Mi­nu­ten und nicht län­ger – im Ste­hen, nicht im Sit­zen. Das ist et­was, das wir selbst er­probt und für gut be­fun­den ha­ben: Vie­le un­se­rer in­ter­nen Mee­tings, vor al­lem die kur­zen, fin­den ste­hend an un­se­rer Kü­chen­the­ke statt. So hat es nie­mand in sei­nem Kon­fe­renz­stuhl so ge­müt­lich, dass er dem Traum­land nä­her ist als un­se­rer Agen­da.

Üb­ri­gens soll­te kei­ne Agen­da den Punkt Sons­ti­ges be­inhal­ten. Das lädt näm­lich dazu ein, spä­tes­tens am Ende der Be­spre­chung alle Mee­ting-Re­geln fah­ren zu las­sen und The­men zu be­spre­chen, die nichts mit dem ur­sprüng­li­chen The­ma zu tun ha­ben. Das ver­wäs­sert das Er­geb­nis und am Ende weiß kei­ner mehr so ge­nau, wes­halb er ei­gent­lich teil­ge­nom­men hat. Die­ser Klas­si­ker hat uns in der Ver­gan­gen­heit so man­che Mi­nu­te ge­kos­tet, frei nach dem Mot­to: „Jetzt, wo wir alle schon­mal zu­sam­men­sit­zen…“.

Den­ken Sie schon im Vor­feld an eine Lö­sung für Teil­neh­mer, die nicht per­sön­lich an dem Mee­ting teil­neh­men kön­nen. Wenn Sie erst 5 Mi­nu­ten vor­her ei­nen vir­tu­el­len Kon­fe­renz­raum bzw. eine Vi­deo­kon­fe­renz auf­set­zen, wer­den Sie nicht pünkt­lich star­ten kön­nen. Ent­we­der sind Sie selbst noch auf der Su­che nach ei­nem ge­eig­ne­ten Head­set, oder der an­de­re Teil­neh­mer hat nicht dar­an ge­dacht, sei­ne tech­ni­sche Aus­rüs­tung be­reit­zu­hal­ten. Zu un­er­war­te­ten tech­ni­schen Pro­ble­men kommt es lei­der oft ge­nug, des­halb tes­ten Sie Ihre Lö­sung früh­zei­tig.
Manch­mal las­sen sich spon­ta­ne Än­de­run­gen in un­se­rem Agen­tu­rall­tag nicht früh­zei­tig pla­nen, des­we­gen set­zen wir mit Goog­le Ka­len­der auf eine Lö­sung, in der wir mit nur ei­nem Klick eine Han­gouts Meet Vi­deo­kon­fe­renz zum Ka­len­der­ter­min hin­zu­fü­gen kön­nen. So sind im Hand­um­dre­hen alle re­le­van­ten Kol­le­gen bei un­se­rer Be­spre­chung da­bei.

Wird ein Mee­ting fäl­lig, be­inhal­tet eine gute Vor­be­rei­tung also eine Ka­len­der­ein­la­dung mit Ort & Dau­er so­wie ei­ner aus­sa­ge­kräf­ti­gen Agen­da. Wenn Sie au­ßer­dem eine Lö­sung für Re­mo­te-Teil­neh­mer ge­schaf­fen ha­ben, kann es auch schon los­ge­hen!

Do­mi­ni­que ist seit vie­len Jah­ren Teil des enno.digital Teams und hat als Pro­jekt­lei­te­rin für di­gi­ta­le Pro­jek­te Ein­sicht in alle Be­rei­che.

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