Nicht nur Unternehmensriesen wie Bosch, Daimler und die Deutsche Bahn sind Vorreiter bezüglich Arbeit 4.0. Mittlerweile ziehen viele mit und mehr als jedes dritte Unternehmen arbeitet mit einem Social Intranet. Schnelle Kommunikation, offen und transparent, Projektarbeit online und in Echtzeit. Erhebliche Reduzierung von E-Mailverkehr und der Aufbruch von Kommunikationshierarchien hören sich schon sehr vielversprechend an, aber was ist ein Social Intranet eigentlich genau und wie profitieren Unternehmen davon?

Intranet + Social = Social Intranet

Begriffsdefinitionen fallen auch denjenigen schwer, die sehr internetaffin sind und sich täglich mit neuesten Kommunikationstechnologien befassen. Jeder hat eine Ahnung davon, irgendeine Assoziation im Hinterkopf, klare Definitionen fallen aber oft sogar Bloggern und Internet-Experten schwer. Wir versuchen es:

Ein Intranet ist eine unternehmensinterne Webseite, die es Mitarbeitern ermöglicht, sich zu vernetzen und projekt- beziehungsweise aufgabenbezogen zu kommunizieren. Das Intranet dient dabei also als Kommunikationskanal und Plattform für einfache Zusammenarbeit und Organisation von Aufgaben.

Auch Social ist ein extrem häufig verwendeter Begriff, sodass kaum jemand wirklich auf den Punkt bringen kann, was er bedeutet. Social bedeutet dabei eigentlich nur, dass sich Menschen untereinander vernetzen und interagieren können. Eine Social Software ist demnach eine Software, die eine solche Vernetzung ermöglicht.

Das Social Intranet stellt eine Webseite dar, bei der jeder Mitarbeiter als Autor auftritt und damit die Möglichkeit hat, Content zu teilen, zu erstellen und Feedback zu geben. Ein aktiver und einfacher Austausch unabhängig vom Status im Unternehmen ist damit gegeben. Projektarbeiten können dadurch in Echtzeit aktualisiert und Wissen weitergegeben werden. Ein Social Intranet ist also geprägt durch die beteiligten Personen und deren Miteinander. Die Informationsvermittlung und Kollaboration ist dabei sogar ortsungebunden, sodass auch Leute von unterwegs oder aus dem Home-Office beteiligt sind.

Der Unterschied zum traditionellen Intranet liegt darin, dass dort nur eine kleine Auswahl an Verantwortlichen tatsächlich als Editor Aufgaben erstellen und zuweisen können. Ein tatsächlich aktiver Austausch findet weniger statt, was eher eine gewisse Anonymität erzeugt.

Vorteile virtueller Arbeitsräume

Mal abgesehen von der vereinfachten und schnelleren Kommunikation, die ein Social Intranet schafft, bietet ein solches Netzwerk auch noch viele weitere Vorteile. Selbstverständlich ersetzt es keine Meetings, aber Updates und direktes Feedback können so in sekundenschnelle direkt zu dem gelangen, der es benötigt. Der Workflow eines Teams kann dadurch schneller und dynamischer gestaltet werden. Die Produktivität steigt tatsächlich zwischen 20 und 25 %.

Gleichzeitig führt ein solcher virtueller Arbeitsraum auch dazu, dass E-Mail Fluten teilweise eingedämmt werden. 25 % weniger E-Mails werden verschickt, da man über das Intranet viel schneller und einfacher kommentieren und verändern kann, ohne dass der Workflow durch das Öffnen von Mails gestört wird. Ob aus dem Büro, Home-Office oder unterwegs: jeder bleibt auf dem aktuellen Stand.

Social Intranet – weil man gemeinsam stärker ist

Um ein Social Intranet erfolgreich im Unternehmen einführen zu können ist es aber sicherlich auch wichtig, dass sich Geschäftsführer und Vorstände ebenfalls beteiligen und Bereitschaft zur offenen Kommunikation zeigen. Nur wer mit gutem Vorbild vorangeht und bereit ist, eigenes Wissen zu teilen, für den kann ein Social Intranet einen tatsächlich großen Mehrwert bringen. Sobald es Personen gibt, die nicht mitmachen, wird ein solches Netzwerk gestört. Wichtig ist ebenfalls, dass bei der Wahl einer Software oder eines Anbieters ganz genau hingeschaut wird und Funktionen getestet werden. Ansonsten passiert es schnell, dass Mitarbeiter doch auf die gängigen sozialen Netzwerke wie Facebook, WhatsApp und Co. zurückgreifen, da diese im Zweifel leichter bedienbar sind.

Ideen, Entscheidungen und Strategien können durch ein Social Intranet zukünftig von innen heraus entwickelt werden, also durch die Beteiligung aller Betroffenen, anstatt dass diese lediglich von der abgekapselten Führungsriege kommen und später bloß verkündet werden. Ein soziales Intranet kann dementsprechend eine große Chance sein, die interne Kommunikation zu vereinfachen, zu öffnen und Arbeitsabläufe dynamischer zu gestalten.